SNSやネット上のオフィスハック情報では「見出しをきれいに中央揃えにする裏ワザ」としてセルの結合が軽々しく推奨されるケースが後を絶たない。しかし、実務におけるデータ管理の現場観察を重ねた専門家やシステムエンジニアは、口を揃えて「セルの結合は絶対に使ってはならない」と警鐘を鳴らす。
セルを結合してしまうと、後からデータを昇順・降順で並べ替えようとした際に「この操作には、すべての結合セルを同じサイズにする必要があります」という警告が出て処理が中断される。さらに、関数で該当列を参照した際に計算エラーが発生したり、VBAマクロや外部連携ツールがセルを読み込めなくなったりと、組織の業務を麻痺させる火種となるのだ。
見出しを複数の列の中央に配置したい場合の正解は、結合ではなく「選択範囲内で中央」の設定を行うことにある。範囲を選択して［Ctrl］＋［1］でセルの書式設定を開き、「配置」タブの横位置から「選択範囲内で中央」を指定すれば、セルの独立性を保ったまま完全に同じ見た目を再現できる。
また、プリント時によく発生する「端の列だけが次のページにはみ出して紙が無駄になる」という現象も、現場を疲弊させる深刻な盲点だ。印刷トラブルに怯える担当者は改ページプレビューで青い枠線を無理やり引っ張りがちだが、エクセル表印刷のはみ出し防止設定の本流は「ページ設定」にある。「ページレイアウト」タブの「拡大/縮小」設定で、横幅を「1ページ」、縦幅を「自動」に指定するだけで、列数がいかに多くとも用紙の幅に自動スケーリングされ、はみ出し印刷は二度と起こらなくなる。
