記載位置には明確な定型が存在する。勝手な場所に書いてしまうと、郵便局側の自動読み取り機に余計な負荷をかけたり、宛名と混同されたりしかねない。
一般的な和封筒（縦長）の場合、宛名が中央に書かれているのに対し、文字は「表面の左下」に配置するのが基本ルールだ。宛先住所や氏名よりも目立ちすぎず、かつ視界の端で確実に認識できる絶妙なポジションがそこにある。
一方、洋封筒を横書きで使用する場合は、宛名の右下または左下の空きスペースへ配置する。切手を貼る右上（あるいは左上）のスペースから対角線上になる位置を選ぶと、視線誘導が自然になり、全体のバランスが美しく整う。郵便番号枠や切手との間隔を1センチ以上あけることも、機械判読エラーを避けるための必須知識だ。
