訃報を受けた際、最も優先すべきは遺族側の心理的・時間的負担を増やさないことだ。連絡を受けたツールと同じ手段（LINE連絡ならLINE、メール連絡ならメール）で返信するのが現代の鉄則とされている。その際、第一声として添える「お悔やみ申し上げます」には、いくつかの厳格な作法が存在する。
代表的なNGマナーとして挙げられるのが「忌み言葉」と「重ね言葉」の無意識な使用だ。「重ね重ね」「たびたび」「ますます」といった再発を連想させる表現や、「浮かばれない」「迷う」などの直接的な凶事は、古くからの儀礼として固く忌避される。さらに、死因を詮索するような質問を投げかけることは、いかなる親しい間柄であっても重大なマナー違反にあたる。
文章の結びには「返信はお気遣いなさいませんように」「返信には及びません」といった一文を必ず添えたい。通夜や葬儀の手配で極限状態にある遺族の手を煩わせない配慮こそが、言葉選び以上に尊い敬意となる。
