不参加の連絡を入れる際、受け取った側（幹事や同級生）に不快感を与えないための基本原則は3つあります。
第1に、返信期限を厳守すること（できれば案内到着から1週間以内）です。幹事は会場の予約やコース料理の確定、名札の作成など膨大な準備作業を抱えています。出欠の確定が遅れることこそが幹事にとって最大の負担となるため、欠席と決まったら早急に回答するのが最大の気遣いです。
第2に、「お礼・お詫び・盛会祈願」の3点セットを必ず含めることです。ただ「欠席します」とだけ伝えるのは冷淡な印象を与えます。「お声がけいただいたことへの感謝」「参加できないことへのお詫び」「同窓会が素晴らしい会になることを祈る言葉」の3要素をワンセットで記述しましょう。
第3に、連絡ツールに適したマナーを守ることです。返信ハガキの場合、自分への敬称（「御出席」「御欠席」「御芳名」の「御」「御芳」など）を定規を使って二重線で消し、「御欠席」の「御」を消して「欠席」を丸で囲みます。そして「欠席」の横に「いたします」と書き添え、通信欄の余白に手書きでメッセージを添えるのが伝統的な大人の作法です。
