紛失処理が完了した後は、業務に復帰するための入館証再発行と、社内規定に基づいた書類提出を進めます。オフィスビルの運用ルールにより、物理カードの再発行には1枚あたり2,000円〜5,000円程度の実費手数料が発生する場合があり、その費用負担が自己負担か会社負担かは就業規則によって異なります。
また、セキュリティインシデントとして入館証始末書や顛末書の提出が義務付けられている企業が大半です。始末書を作成する際は、言い訳を排し、以下の項目を正確に整理して記載します。
・発生日時・場所：いつ、どこで紛失したか（あるいは気付いたか）
・発覚の経緯：どのような状況で紛失が判明したか
・被害状況：不正利用の有無、外部への情報流出の有無
・原因分析：ポケットに無造作に入れていた、留め具の破損に気付かなかった等
・今後の再発防止策：リール付き入館証ホルダーの常用、カバンの内側ファスナーポケットへの収納徹底など
なお、プロジェクト終了時や退職の際には、セキュリティ担保のために入館証返却の手続きが厳格に求められます。返却漏れや私物化はコンプライアンス違反となるため、退職時のチェックリストに従って確実に人事・総務へ引き渡す必要があります。
