退社時や休暇取得に伴う「業務引き継ぎ・申し送り」では、相手が迷わず作業を継続できるよう、「進捗状況」「残タスク」「対応期限」を明記するのがビジネスマナーの鉄則です。メールや社内共有ツールですぐに使える実践テンプレートを紹介します。
【文例1：休暇前の社内申し送りメール（上司・チーム宛）】
件名：【業務引き継ぎ】◯◯プロジェクト進行状況（4/15〜4/17不在分） ◯◯部長（チームの皆様） お疲れ様です。◯◯です。 明日より3日間、有給休暇を頂戴いたします。 不在期間中の進行中案件につきまして、以下の通り申し送りをいたします。 記 1. 株式会社◯◯様 見積書送付件 ・進捗：見積書作成完了、社内承認済み ・残タスク：明日15日（水）14:00までに先方へメール送付 ・依頼事項：誠に恐れ入りますが、上記送付のほどよろしくお願いいたします。 2. ◯◯社システム改修の問い合わせ対応 ・進捗：一次ヒアリング完了 ・想定対応：先方担当者様より連絡があった際は、メモの通りご案内をお願い申し上げます。 不在中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご対応のほどよろしくお願いいたします。 緊急時の連絡先：090-XXXX-XXXX（携帯）
【文例2：取引先への不在・後任引き継ぎメール】
件名：【ご案内】不在期間中の業務引き継ぎに関するお知らせ（株式会社◯◯・山田） ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。 株式会社◯◯の山田でございます。 私事で大変恐縮ではございますが、◯月◯日（◯）より◯月◯日（◯）まで出張のため不在となります。 不在期間中のお問い合わせや急ぎのご用件につきましては、 弊社の後任担当である◯◯（課長）が責任を持って対応いたします。 【不在時のお問い合わせ先】 担当者：◯◯ ◯◯（◯◯部） メール：xxxx@example.com 直通電話：03-XXXX-XXXX 期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお取り計らいのほどお願い申し上げます。
