目上の相手への返事として代表的な「承知いたしました」と「かしこまりました」ですが、この2つの使い分けにも明確な基準があります。相手との距離感や立場に応じた使い分けを整理します。
「かしこまりました」は動詞「畏（かしこ）まる」（身を縮めて敬意を表す、謹んで命令に従う）から派生した言葉であり、相手を極めて高く敬う表現です。そのため、取引先や顧客（クライアント）へのメール返信、あるいは直接対面での接客シーンでは「かしこまりました」を用いるのが最も丁寧で安心感を与えます。
社内の上司や役員に対する返事であれば、「承知いたしました」または「承知しました」で十分な敬意が伝わります。社内での日常的なやり取りで「かしこまりました」を多用しすぎると、かえって慇懃無礼（丁寧すぎて距離感を感じさせる）に聞こえるケースもあるため、以下のような基準で使い分けるのが実務的です。
- 社外の取引先・顧客：「かしこまりました」「承知いたしました」
- 社内の役員・直属の上司：「承知いたしました」「承知しました」
- 同僚・後輩・部下：「了解しました」「了解です」「分かりました」
