手元に届いた返信用封筒の表面を見ると、あらかじめ受取先の名称の下に「〇〇行」あるいは「〇〇宛」と印刷されています。これは差出側が自社や自身に対して敬称を使わないための謙譲表現です。返送する側は、相手に対する敬意を示すため、この「行・宛」を打ち消して適切な敬称へ書き直す作業が必須となります。
修正の基本手順は、黒の油性ボールペンまたは万年筆を用い、定規を当てて丁寧な二重線を引くことです。フリーハンドで雑に線を引いたり、修正テープや塗りつぶしで消したりすることは厳禁とされています。
縦書きと横書きにおける二重線の向きと敬称の配置
封筒の仕様によって、二重線の引き方と新たな敬称を書く位置が明確に分かれます。
- 縦書き封筒の場合：「行」の文字に対して縦に2本真っ直ぐ二重線を引きます。書き直す敬称は、消した「行」の「左隣」または「真下」に配置します。文字のバランスを見て、スペースに余裕がある位置を選びます。
- 横書き封筒の場合：「行」の文字に対して横に2本水平に二重線を引きます。書き直す敬称は、消した「行」の「右隣」または「真下」に記載するのが原則です。
「御中」と「様」の使い分け基準
敬称の選択ミスは、ビジネス文書における初歩的な減点対象となります。判断基準は非常に明確です。
- 「御中（おんちゅう）」を使用するケース：受取先が「企業名」「部署名」「団体名」「係名」など、組織・グループ宛てである場合（例：「〇〇株式会社 行」→「〇〇株式会社 御中」、「採用担当係 行」→「採用担当係 御中」）。
- 「様（さま）」を使用するケース：受取先が特定の「個人名」である場合（例：「採用担当 鈴木行」→「採用担当 鈴木様」）。
- 重敬称の禁止：「〇〇株式会社 御中 鈴木様」のように、「御中」と「様」を重ねて使うのは文法上の誤りです。組織名と個人名が併記されている場合は、末尾の個人名に対して「様」のみを付けます。
