校歌をWeb配信や印刷物で使用する場合の実務フローは、対象楽曲が著作権等管理事業者（JASRACやNexToneなど）に信託されているかどうかで大きく分かれます。
校歌の作詞者・作曲者が著名な作家である場合、JASRACの作品データベース（J-WID）で検索すると信託状況が判明します。管理楽曲に該当していれば、JASRACのオンライン窓口（J-TAKTなど）から「複製」「公衆送信」といった利用区分に応じた許諾申請を行い、規定の料金を支払うことでスムーズに手続きが完了します。
一方で、作家がJASRACに登録していない場合や、地元の元教員・有志が制作した非管理楽曲の場合は、権利者本人または遺族（相続人）を探し出し、直接コンタクトを取って書面等で許諾を得る必要があります。創作者が不明な場合は、文化庁が所管する「裁定制度」を利用して供託金を納め、利用許可を得るという法的な救済ルートも存在します。
