誰かが亡くなったという一報を受けた際、最も重要視されるのは「長々と語らず、遺族の悲しみに寄り添い負担をかけないこと」です。動揺のあまり言葉を重ねてしまいがちですが、遺族は葬儀の手配や関係各所への連絡に追われ、心身ともに極限状態にあります。
口頭や対面で対峙した際の最も基本的かつ万能な表現は、「この度は、心よりお悔やみ申し上げます」や「この度は思いがけないことで、心からお悔やみ申し上げます」です。ここでの「お悔やみ」とは、故人の死を惜しみ、悲しむ気持ちを伝える言葉を指します。
文面でよく用いられる「哀悼の意を表します」という表現は、主に弔電や書面、公的なビジネスメールで使用される書き言葉です。対面や電話口で「哀悼の意を表します」と直接口にするのは不自然となるため、話し言葉では「お悔やみ申し上げます」、格式高い書き言葉では「哀悼の意」と使い分けるのが鉄則です。
