野外イベントの幹事を務める上で最も神経を使うのが「天候悪化時の対応」と「キャンセル料の発生タイミング」です。大蔵海岸BBQ ZAZAZAでは、可動式大型テントや屋根付きエリアが広く配備されているため、通常の降雨程度であれば濡れずにバーベキューを続行できる雨天対応力を備えています。
しかし、予約システムと規約には注意が必要です。自己都合によるキャンセルの場合、利用日の数日前から段階的にキャンセル料が発生します。特に食材付きの手ぶらプランを予約している場合、食品仕入れの都合上、利用日の直前（2〜3日前以降）は50%〜100%の負担となるケースが一般的です。
一方で、台風や暴風警報の発令など、安全な営業が困難と施設側が判断して「営業中止」を決定した場合は、キャンセル料は免除されます。「雨が降りそうだから直前でやめたい」という個人の判断では規定通りの手数料が請求されるため、梅雨時期や秋の長雨シーズンは、直前まで食材の確定を待てる持ち込みプランを選択するか、週間天気予報を細かくチェックしながら動くのが賢明な防衛策です。
